Minu käest küsitakse üpris tihti, et kuidas siis ikkagi Scrum Retro koosolekut õigesti läbi viia, nii et inimesed ka järgmine kord sellel heameelega osaleda tahaksid. Ja see on väga õige küsimus, sest oskamatul moel Retro koosolekut läbi viies läheb see suure tõenäosusega aia taha ja inimesed saavad loodetud kasu asemel hoopis traumaatilise kogemuse. Õnnestunud Retro koosolek on aga ääretult kasulik. Siit leiad detailse samm-haaval kirjelduse kuidas oma esimest Retrot läbi viia või kui oled juba neid varem teinud, siis leiad ehk uusi kasulikke nippe.

Oot, mis Retro koosolek?

“Retro” ei tähenda tarkvaraarenduses mitte nostalgilist retromoodi vaid on lühend Scrum raamistiku terminist “Sprint Retrospective”, mis tähistab meeskonna ühist koosolekut eesmärgiga analüüsida eelmist töölõiku (sprinti) ja mõelda, mida saaks paremini teha. Eesti keeles on kasutusel ka tõlge “tagasivaate koosolek”, aga “retro” on suupärasem ja rohkem levinud.

Tänaseks on Retro koosolekud levinud IT maailmast palju kaugemale – kõikjal, kus on vaja meeskonnaga arutada probleemkohti ja leida neile lahendused, siis tehakse “Retro”. Nii suurel populaarsusel on lihtne põhjus: Retro formaat on oma olemuselt lihtne, efektiivne ja viib alati tulemusteni. See aga ei tähenda, et Retro koosoleku juhtimine ise alati lihtne oleks.

Soovitan igal agiilset teekonda alustaval meeskonnal võtta esimeseks sammuks regulaarse Retro koosolekute läbiviimise. Nende kasutegur on võimas ja inimesed näevad selle kiiresti ära.

Mida Retro koosolek ei ole

Räägime kõigepealt riskidest. Kui Retro koosolekut teadlikult ei juhita ja neutraalset formaati ei järgita, siis on suur šanss, et valusate probleemide korral hakkavad inimesed lihtsalt ventileerima ja üksteist kaudselt või suisa otse süüdistama. Professionaalsuse õhuke kiht kaob loetud minutitega ja tulemuseks on konflikt kollektiivis.

Teistpidi, kui on tegu vähese usalduse ja suletud õhkkonnaga, siis võib juhtuda, et ühtegi päris probleemi keegi lauale tuua ei julgegi ja nii räägitakse tühjast tähjast. Jällegi, ei mingit kasu kellegile.

Retro koosolek ei ole ei süüdlaste leidmise ja ülespoomise koht ega ka suvalise suunaga vaba mikrofoni koht. Retro eesmärk on tuua probleemid neutraalselt lauda ja leida neil koos konkreetsed lahendused.

Kes juhib koosolekut

Tarkvaraarenduses peab Scrum Retro koosolekut juhtima ning modereerima Scrum Masteri rollis olev inimene või siis keegi, kes on agiilsete põhimõtete ja Retro läbiviimisega hästi kursis.

Mujal valdkondades võib selleks olla Retro kokku kutsuja ja organisaator, aga oleks parem kui koosoleku vedamise rolli ei täidaks osaleva meeskonna juht. Piisab kui läbiviijal on head teadmised Retro põhimõtetest (need leiad käesolevast blogipostist) ja hea suhtlemisoskus.

Vajalikud oskused on:

• ajaraamist range kinnipidamine ja koosoleku juhtimine viisil, et see jõuaks alati konkreetse lõpuni ja ei jääks ajapuudusel pooleli;
• hea suhtlemisoskus ja oskus vajadusel viisakalt liiga pikka jutuvoogu katkestada ning edasi liikuda;
• positiivne ja konstruktiivne meelelaad, et kaasata ning julgustada kõiki oma arvamust avaldama ja kaasa mõtlema.

Et koosolek püsiks kokkulepitud ajaraamis ja oleks hallatav, siis püüa piirata osalejate arvu max 10 inimesega, äärmisel juhul 15.

Eeltöö enne koosolekut

Eeltöö teeb ära Scrum Master (nimetan siin ja edaspidi seda rolli Retro läbiviijana, isegi kui tegu ei ole IT ettevõttega) ja suunan edasise jutu otse sulle – Sina, Scrum Master. Sinu õlul on tegelikult kogu Retro organiseerimine algusest lõpuni. Muidugi, kui kavas on ka mõned pitsad vm söögid-joogid, siis vast kontorihaldjas aitab organiseerimisel 🙂

Kui tegu on virtuaalse koosolekuga, siis soovitan kasutada mõnda online whiteboarding tööriista, näiteks Mirot. (Miroverse mallide hulgast leiab otsinguga “retro” hetkel 49 eri malli, alustada võid kõige lihtsamast, nt https://miro.com/miroverse/run-a-retrospective/)

Kui saate kokku füüsiliselt samas ruumis (alati parim valik!), siis vajad ainult sticky-sid, pastakaid ja tahvlit või veidi seinaruumi.

Esimene samm – Retro eesmärgi tutvustamine

Kui see on teie meeskonna esimene Retro koosolek, siis peab Scrum Master kõigepealt selgitama kokkusaamise eesmärki, milleks see kasulik on ja mis on koosoleku tulemused. Räägi, kui oluline on igale inimesele areng ja edasiliikumine, sest me kõik tahame liikuda järgmisele arengutasemele (ok, imeväike protsent sellest ei hooli, aga ära neile keskendu). On tähtis areneda just meeskonnana, mitte ainult indiviidina. Samuti märgi ära, kui tähtis on vastastikune lugupidamine ka emotsionaalselt kriitilistes olukordades.

Annan siin väikese spikri, et oleks kergem teele minna:

• Retro eesmärk: Kaardistada ühiselt meeskonna tugevused ja kitsaskohad. Rõõmustada tugevuste üle ja leida kitsaskohtadele ühiselt lahendused. Olla koos samas paadis ja töötada ühise eesmärgi nimel.
• Retro kasulikkus: Meeskonnad vajavad aega ja kohta, kus analüüsida oma tööd ja leida arenguvõimalusi, kuidas saada paremaks. Me paneme palju rõhku sellele, MIDA me valmis tegime, aga liiga vähe rõhku sellele, KUIDAS me seda tegime.
• Retro tulemused: ühiselt kokkulepitud konkreetsed tegevused, mis tuleb lähitulevikus ellu viia. Et tegevused nö laualt maha ei kukuks, hoiab Scrum Master neil silma peal ja vajadusel toetab.

Järjepidev Retrode korraldamine garanteerib mitte ainult meeskonna pideva arengu vaid ka üleüldise motivatsiooni ja tiimitunde tõusu. Häid Retrosid oodatakse.

Seejärel joonista tahvlile Retro Board (või ava Miros vastav mall), selgita ükshaaval 3 veeru sisu:

• What went well / Mis läks meil hästi,
• What we could improve / Mida saame parandada,
• Commitments (või Action Points) / Lubadused (või Tegevused).

Teine samm – vaikne analüüs

Jaga igale osalejale laiali sticky-d (virtuaalses ruumis palu valida igaühel oma sticky värv).  Palu igaühel kirjutada üles head ja positiivsed asjad, mille üle saab uhke olla ja probleemid, mis vajaksid lahendust. Ühele stickyle üks mõte. Kui osalejaid on palju (7-10 ringis), siis on mõistlik limiteerida mõtete arvu – nt 3 positiivset mõtet ja 3 probleemkohta. See aitab püsida ajaraamis.

Anna vaikseks kirjutamiseks aega ca 5 minutit.

On väga tähtis, et sa ei täidaks seda vaikset mõtlemisaega oma jutuga vaid laseksid tekkida mugaval analüüsival mõtlikul vaikusel. Inimesed lihtsalt ei saa keskenduda kui keegi lobiseb 🙂

Kolmas samm – Oma mõtete jagamine

Kui kõik on oma mõtted sticky-dele ära kirjutanud, algab mõtete jagamise ring. Palu igal osalejal kordamööda püsti tõusta, oma stickyd kaasa võtta ja tulla tahvli juurde (või virtuaalsel koosolekul järg üle võtta). Palu panna kõigepealt stickyd veergu “What went well” ja seejärel veergu “What we could improve”. Iga sticky juures ütleb igaüks lühidalt (2-3 lauset), mis see on ja miks on see tema jaoks oluline.

Kui üks osaleja sai kõik oma stickyd ära pandud, jätkab järgmine.

Palu esialgu hoiduda pikast jutust iga sticky juures, grupi diskussioonist, suurest kommenteerimisest ja lahenduste välja pakkumisest (see kipub automaatselt juhtuma). Ütle, et diskussiooni aeg alles tuleb, esialgu ainult KUULAME mõtteid.

Scrum Masterina modereeri siin jutuvoogu päris rangelt, hoia kuulamise atmosfääri ja ära liigu veel diskussiooni atmosfääri. Nii on kõigil kuulajatel aega kuulduga harjuda, mõtteid koguda ja võib-olla ka veidi maha jahtuda 🙂 Üksikud märkused ja nõusolekud on head, aga pikem diskussioon tuleb viisakalt katkestada.

Neljas samm – grupeerimine

Kui kõik osalejad on oma sticky-d tahvlile ära pannud, võta enda peale nende grupeerimine. Ühenda visuaalselt ühisesse gruppi korduvad teemad (seepärast ka põhimõte “üks sticky = üks mõte” – nii saab neid hästi liigutada) ja püüa leida grupile ühine nimetus. Tõmba visuaalselt igale grupile joon ümber, et nad oleksid selgelt eristatud.

Tee seda rääkides ja teemasid tutvustades, viida piisavalt aega positiivsete momentide tunnustamise juures ja olge ühiselt uhked, kui äge tiim te olete.

Grupeerimise tegevus võtab veidi aega ja keskendumist, eriti kui sticky-sid on palju, aga kaasa oma tegevuses ka ülejäänud meeskonda ja saate kiiremini hakkama. Grupeerimise sammu ei tasu vahele jätta ja on alati kasulik ära teha. Tulemusena saate rea teemasid, kus üks grupp = üks teema.

Positiivse ja tunnustava atmosfääri loomine selles etapis on Scrum Retro edu alus. Me loome usalduse ja ühise tiimitunde ja seejärel keskendume selles usalduslikus ja rahulikus atmosfääris probleemide lahendamisele.

Viies samm – hääletamine

Tutvusta oma oma meeskonnale levinud hääletamise tehnikat – “dot voting”, eesti keeles “punktihääletus”. Igal osalejal on kindel arv hääli (nt 3) ja ta saab neid jagada teemade/gruppide kohta oma äranägemise järgi.

Palu anda kõigil oma hääled. Hääletaja saab anda kõik oma hääled kas ühe teema kohta või laiali jagada eri teemade vahel, nii kuidas ta neid oluliseks peab.

Jagatavaid hääli on mõistlik anda vähe, et tekiks nö raske valiku moment, mis aitab eristada olulist väheolulisest. Samas, kui teemasid on rohkem või osalejaid vähem, võib vabalt anda ka rohkem kui 3 häält.

Näost-näkku koosolekul saab punkte anda lihtsalt stickidele pastakaga punkte märkides või kasutada kleepse (kontorikaupades müügil).

Miro tahvlil saab kasutada kas Miro Voting featuuri (annad timeboxi ja Miro loeb hääled ise kokku) või vähem automaatset versiooni – igal inimesel on iga hääle kohta üks punkt, mida ta saab sticky-de juurde lohistada.

Kuues samm – diskussioon ja lahenduste leidmine

Loenda iga teema hääled, märgi häälte arv tahvlile ja alustage diskussiooni kõige rohkem hääli saanud teemast. Julgusta kõiki erinevaid arvamusi avaldama, mida saaks selle probleemi lahendamiseks teha ja kuula hoolega. Suuna meeskond konsensuse leidmisele ja ühe tegevuse väljavalimisele. Kirjuta see tegevus (ehk antud lubadus) kolmandasse veergu “Commitments”. Ära unusta juurde lisada vastutaja, vahest on selleks terve tiim, vahest üks konkreetne inimene.

Võta suuruselt järgmise häältearvuga teema ja korda protsessi.

Jälgi pidevalt koosoleku ajaraami, modereeri diskussiooni ja jäta väiksema häältearvuga teemad üldse läbi töötamata – need võivad olla lihtsalt teadmiseks.

Olen kõrvalt näinud retrosid, kus Scrum Master reastab meeskonnale 14(!) erinevat tegevust – olge nüüd kenad ja tehke see kõik järgmise 2 nädala jooksul ära! Ära korda seda viga ja valige välja max 3-6 tegevust, mis te realistlikult suudate lähitulevikus ära teha. Less is more.

Seitsmes samm – Retro kokkuvõte

Nii, suurem töö on seljataga ja aeg on teha Retro kokkuvõte. Meenuta veelkord neid häid ja positiivseid momente, mis retrol välja toodi ja mille üle te kõik uhke olete. Korda lühidalt üle tegevused, mis te kokku leppisite ja ole entusiastlik ning toetav nende elluviimise osas. You can do it!

Anna ise lubadus hoida kätt pulsil ja vastutada, et tegevused ei ununeks ja laualt maha ei kukuks.

Lõpeta koosolek ja saada osalejad teele sõnumiga, et mõne aja pärast teete järgmise Retro, kus te vaatate tagasi kuidas on läinud ja võtate ette uued väljakutsed. Ole positiivne, see on nakkav!

Keegi ei tohi (eriti reede õhtul) lahkuda Retrolt pisarates ja kohutava enesetundega. Scrum Master, see on sinu vastutus.

Lõpuks fikseeri Retro tulemused ja tee tahvlist kiire ekraanilask või mobiiliga foto. Ära raiska fikseerimisele liialt aega, kiirest klõpsust piisab täiesti. Aga ära jäta seda sammu mingil tingimusel vahele, sest pidev progress ja selle fikseerimine on oluline.

Mis saab edasi?

Kui tunned, et Retro õnnestus, planeeri kohe kalendrites meeskonnale regulaarne Retro aeg (tavaliselt üle 2 nädala) ja saada kutsed laiali. Aga kui tunned, et midagi läks kohe väga valesti ja atmosfäär läks ainult hullemaks, siis otsi abi ja ära tee järgmist Retrot enne kui oled selleks väga hästi ette valmistunud. Kui tunne on “nii-ja-naa”, siis ole julge – järgmine kord oled juba kogenum ja Retrod õnnestuvad järjest paremini!

Kahe Retro koosoleku vahepeal on sinu kui Scrum Masteri ülesanne täita oma lubadust kätt pulsil hoida ja tiimile vajadusel lubadusi meelde tuletada. Ole seda tehes viisakas ja toetav (servant leader), mitte mingil juhul ära vali käsi-ja-keela (command&control) lähenemist.

Järgmine Retro algab eelmise Retro lubaduste ülevaatamisega. On väga okei, kui raskemate probleemide lahendamine võtab kauem aega. Võib minna mitu-mitu Retrot. Tähtis on olla järjepidev ja hoida järge, kas meeskond seisab paigal või liigub oma arenguteel pidevalt edasi.

Eksperimenteeri eri formaatidega

Kui oled ülalkirjeldatud klassikalise Scrum Retro formaadiga juba sina peal, siis katseta julgelt eri formaate. Suure valiku ideid Retrode läbiviimiseks ja inimeste paremaks kaasamiseks leiad siit: https://www.funretrospectives.com/.

Väga levinud on nt Sailboat Retro formaat, mida alustavate tiimidega ka ise tihti kasutan:

Kokkuvõte

Iga meeskond, kes tahab pidevalt areneda, kasutab selleks ühes või teises formaadis Retro koosolekuid. Retro koosolek on koht, kus ühiselt arutada kuidas me saaksime paremini koos töötada, meeskonnana areneda  ja selle käigus tõuseb ka motivatsioon. Koosolekud peaksid toimuma regulaarselt, eelistatult iga kord samal päeval ja kellaajal, parim tihedus on üks kord 2 nädala jooksul. Koosolekut tuleb läbi viia oskuslikult ja tarkvaraarenduses teeb seda Scrum Masteri rollis inimene. Iga koosolek peab lõppema konkreetsete tegevuste nimekirjaga, mida hakatakse ühiselt ellu viima. Tegevused peaksid olema mahult nii väikesed, et neid jõuaks realistlikult enne järgmist Retrot ära teha ja neid ei tohiks olla ka korraga liiga palju.

Hästi läbi viidud Scrum Retro koosolek on avatud õhkkonnaga, energiline, ajaraamis püsiv, kõigile kasulik ja meeskonnale fun 🙂

Scrum Master, soovin sulle edu!